Escrito por: ambiente de oficina
Publicado el: 17 de febrero de 2023 |
tiempo de leer: 8m
Las reuniones en el lugar de trabajo son esenciales para todos los equipos de alto rendimiento, ya sea para planificar, intercambiar ideas, tomar decisiones, compartir comentarios o revisar. Pero con demasiada frecuencia, las reuniones se sienten improductivas o carentes de estructura.
Establecer objetivos para las reuniones de equipo (así como objetivos individuales) ayuda a que todos se concentren en los temas más relevantes. Comenzar una reunión con un objetivo claro puede fomentar la colaboración, capacitar a las personas para generar ideas y reducir la pérdida de tiempo.
Siga leyendo para obtener más información sobre cómo puede tener reuniones más productivas y ahorrar tiempo al establecer objetivos de reunión claros y efectivos.
Establezca objetivos de reunión claros y efectivos para aumentar la productividad
¿Qué son los objetivos de cumplimiento?
Los objetivos de la reunión son lo que desea lograr al final de una reunión específica. Debido a que las reuniones suelen tener un límite de tiempo, establezca objetivos de reunión específicos y alcanzables que respeten el tiempo de los participantes.
Por ejemplo: El objetivo de su reunión podría ser compartir comentarios sobre el desempeño con su gerente de línea y luego hacer que definan elementos de acción basados en su conversación. Pero puede ser poco realista esperar que desarrollen un plan de juego para implementar su aporte de inmediato. En su lugar, puede programar una reunión de seguimiento y darles tiempo para planificar acciones.
También puede definir objetivos de reunión más amplios y a largo plazo para reuniones periódicas. Y cada vez que tenga la reunión, puede establecer objetivos de reunión más pequeños y específicos.
Por ejemplo: Un objetivo de la reunión a largo plazo podría ser mejorar la eficiencia del equipo de marketing. Los objetivos de una reunión de equipo a más corto plazo podrían ser observar primero cómo el equipo planifica y ejecuta su trabajo, y luego buscar formas de simplificarlo. Finalmente, los miembros del equipo pueden implementar estos cambios y regresar después de un tiempo establecido para ver cómo van las cosas.
Por qué es importante establecer objetivos de reunión
Cuando los empleados saltan entre muchas reuniones en un día, es fácil distraerse o perder el enfoque. La gestión eficaz de reuniones ayuda a mantener la conversación encaminada, lo que aumenta las probabilidades de que logre su objetivo compartido. Comience su reunión de negocios estableciendo objetivos específicos y una agenda clara para que todos estén en sintonía.
Establecer objetivos antes de las reuniones proporciona los siguientes beneficios:
- Tiempo ahorrado: Establecer metas por adelantado mantiene a los participantes enfocados y dentro del cronograma. También reduce la necesidad de proporcionar mucho contexto al principio de la reunión, ahorrando tiempo a todos.
- Productividad incrementada: En lugar de hablar en círculos, lograr metas ayuda a que todos se concentren en la información relevante. Te ayudan a respetar la agenda de la reunión y evitar caer en madrigueras que están fuera del alcance.
- Mejores tasas de finalización de proyectos: Cada reunión exitosa ayuda a mantener a su equipo alineado a lo largo del curso de un proyecto o iniciativa. Las reuniones más efectivas facilitan la realización de cada proyecto de manera eficiente y a tiempo.
En un entorno de trabajo remoto e híbrido, las reuniones juegan un papel importante en la configuración de la cultura del equipo. Echa un vistazo a VIBE: cultura generada por humanos, una revista producida por Officevibe para ayudar a los equipos a curar la mejor versión de sí mismos.
Establecer los objetivos de reunión correctos para cada tipo de reunión (con ejemplos)
Hay una serie de propósitos para las reuniones de equipo, así como diferentes tipos. Aquí hay algunos tipos comunes de reuniones con excelentes ejemplos de cada objetivo:
planificar sesiones
Las reuniones de planificación pueden ser con todo un equipo de personas o reuniones individuales entre los gerentes y sus subordinados directos. Estas reuniones son útiles cuando tienes un objetivo claro y es hora de ver cómo lograrlo.
Ejemplos de cumplimiento de objetivos de planificación:
- Priorizar la hoja de ruta para el próximo trimestre en consonancia con los objetivos del equipo
- Establecer hitos para los objetivos de desarrollo profesional de un empleado
- Determinar cómo se ajusta la carga de trabajo de un equipo cuando alguien se va
Reuniones o sesiones de lluvia de ideas para la resolución de problemas.
Las reuniones de lluvia de ideas y resolución de problemas son un momento para que los miembros del equipo se vuelvan creativos, compartan sus diferentes perspectivas, compartan ideas y, a menudo, planifiquen un proyecto o iniciativa. Este tipo de reuniones pueden ocurrir cuando los equipos enfrentan un desafío específico, o simplemente para trabajar hacia sus objetivos medibles.
Ejemplos de objetivos de lluvia de ideas:
- Identifique 3 formas de mejorar las malas calificaciones de servicio al cliente
- Cree una prueba A/B para mejorar el CTR en una página de destino
- Encuentre nuevas ideas para hacer que los canales de redes sociales sean más atractivos para las audiencias más jóvenes
Arriba: Pruebe el marco RACI para establecer funciones y responsabilidades claras en proyectos de equipo. Este marco ayuda a mantener las cosas claras cuando un equipo comienza un nuevo proyecto. Se puede utilizar para apoyar la toma de decisiones, la planificación y la ejecución.
R: Persona responsable que juega un papel de liderazgo en la implementación del proyecto.
A: Responsable responsable de la gestión y ejecución del proyecto
C: Personas entrevistadas que contribuyen al proyecto o brindan retroalimentación
I: Personas informadas mantenidas informadas durante todo el proceso
reuniones de retroalimentación
Compartir comentarios es fundamental para el éxito de los empleados, gerentes y equipos. Los empleados de todos los niveles necesitan retroalimentación de sus compañeros, gerentes y todos aquellos que les reportan directamente. Una reunión es a menudo un gran lugar para tener estas conversaciones. Establecer objetivos de reunión ayuda a mantener la retroalimentación relevante, estructurada y clara.
Ejemplos de objetivos de reuniones de retroalimentación:
- Reunir aportes desde diferentes perspectivas sobre un trabajo en curso.
- Hágale saber a un empleado que su arduo trabajo es notado y apreciado, y explíquele cómo contribuye a los objetivos del equipo y de la empresa.
- Averigüe lo que los miembros de su equipo piensan que debe continuar, comenzar y terminar como su gerente
Reunión retrospectiva
Las retrospectivas ayudan a los equipos a reflexionar sobre el trabajo anterior para identificar factores de éxito y oportunidades de mejora. Al realizar una reunión retrospectiva, el objetivo es comprender cómo puede ajustar, ajustar o mejorar su desempeño la próxima vez. Esta también es una excelente manera de generar confianza en el equipo al recordarles a todos que están involucrados juntos en esta causa.
Ejemplos retrospectivos de objetivos:
- Formular hipótesis sobre por qué un proyecto en particular no funcionó como se esperaba
- Discuta qué impidió que el equipo completara su carga de trabajo en el último sprint
- Comparta tácticas que lo han mantenido productivo y concentrado en el trabajo durante el último mes
llamadas individuales
Después de todo, las reuniones uno a uno son un factor absolutamente esencial en el compromiso, desempeño y éxito de los empleados. Los gerentes pueden reunirse con los miembros de su equipo una o dos veces por semana para discutir cualquier tema relevante para el desarrollo individual del empleado. Los One-on-One también son una gran oportunidad para que los gerentes reconozcan a los empleados por su arduo trabajo.
Ejemplos de objetivos de reuniones uno a uno:
- Establezca objetivos claros que se alineen con las aspiraciones de desarrollo profesional de un empleado, así como con los objetivos del equipo.
- Revisar la descripción del trabajo de un empleado para garantizar que siga siendo relevante y representativa de su trabajo diario.
- Comparta comentarios constructivos sobre el trabajo de un empleado o instrúyalo sobre un desafío al que se enfrenta
Arriba: ¡No olvide establecer una agenda clara para cada uno! Y asegúrese de tomar notas para poder consultar las actas de la reunión la próxima vez.
Cómo establecer objetivos para tus reuniones en 5 sencillos pasos
El establecimiento de objetivos es una parte importante de las reuniones más productivas, pero ¿cómo se establece un gran objetivo? Siga estos 5 pasos para establecer mejores objetivos de reunión a partir de ahora:
1. Identifique el resultado deseado
Una vez que comprenda el propósito de la reunión, puede establecer una meta medible. Si te proyectas hacia el futuro después de la reunión, ¿cuáles serían los resultados óptimos?
El resultado deseado puede ser avanzar en un proyecto, tomar una decisión o estar preparado para el siguiente paso en algo.
2. Resuma los objetivos de su reunión
Con un resultado claro en mente, está listo para establecer objetivos para su reunión. Trate de resumir cada objetivo en una oración para mantenerlo lo más claro posible. Al poner sus objetivos por escrito, hace que sea más fácil rastrearlos y rastrearlos en el futuro.
3. Asegúrate de que tus objetivos sean realistas
El logro de los objetivos debe ser alcanzable. Desea evitar ser demasiado ambicioso y tener que programar una reunión de seguimiento porque no ha trabajado en sus temas de conversación. Entonces, ya sea que tenga un objetivo o varios, asegúrese de que sea realista teniendo en cuenta la duración de la reunión y los participantes.
4. Comparte los objetivos de la reunión con los participantes
Comunique los objetivos de la reunión a los participantes de la reunión con anticipación para que puedan preparar materiales, ideas o sugerencias con anticipación. Cuanta más claridad tengan las personas sobre por qué están siendo invitadas y cuál será su papel en la reunión, mejor preparadas estarán cuando se presenten.
Antes de su reunión, envíe una invitación con los objetivos, una agenda y todo lo que los asistentes deben saber o para lo que deben prepararse. Incluso puede etiquetar a los asistentes junto a elementos específicos de la agenda para que sepan dónde es más valiosa su contribución.
5. Mide el progreso de tu meta
Puede o no cumplir con los objetivos de la reunión. En cualquier caso, es importante realizar un seguimiento de los resultados de su reunión y los próximos pasos.
Puede asignar elementos de acción a diferentes personas y programar un seguimiento. O podría terminar estableciendo objetivos adicionales para una reunión futura. De cualquier manera, asegúrese de anotar su progreso en cada etapa.
Establezca objetivos claros para las reuniones con Officevibe
Establecer metas es una parte esencial para que cada reunión sea un éxito. Pero la planificación y el seguimiento de esos objetivos pueden convertirse rápidamente en una carga de trabajo por derecho propio. Pruebe la herramienta OKR y de objetivos de Officevibe para establecer, realizar un seguimiento y medir sus objetivos de forma más eficaz.
Officevibe no solo se convierte en su compañero orientado a objetivos, sino que también crea transparencia para sus equipos. Todos sus objetivos se establecen, almacenan y rastrean en el mismo lugar, para que los empleados de todos los niveles de la organización puedan concentrarse en hacer la contribución más significativa.