Diría que la gestión del tiempo fue una de las cosas más difíciles de entender cuando comencé a trabajar por cuenta propia.
Si trabaja como empleado de otra persona, su tiempo seguirá su horario; Tiene un turno fijo con una hora de inicio y finalización, tiene tareas específicas para completar dentro de ese turno y su pago se determina en función de esas horas.
Cuando eres autónomo, tu tiempo es todo tuyo. Tú decides cuándo y cuánto tiempo trabajas. Claro, todavía tiene cosas que hacer para sus clientes, pero tiene control sobre cuándo se hacen esas cosas, lo que puede ser tanto emocionante como aterrador.
He aprendido que ser capaz de establecer mis propias horas es un lujo agradable, necesito cumplir con las horas regulares de trabajo si realmente quiero hacer algo, y necesito saber lo que estoy haciendo durante esas horas para evitar abarrotarme. todo en una carrera loca al final de una fecha límite (freelance =/= High School English Papers).
Así que pensé en compartir mis consejos de administración del tiempo con otros trabajadores independientes: su tiempo es dinero, así que maximice su tiempo para maximizar su dinero. ¡Imagina eso!
Organización de tu semana laboral
Una de las primeras cosas que aprendí fue cómo configurar un sistema de organización para mi semana laboral. Esto es esencialmente lo mismo que hace su gerente en un trabajo estándar, excepto que el gerente es usted y su compañero de trabajo es usted.
Los fundamentos para organizar tu vida laboral son mantener calendarios (sí, varios) de tus actividades y planificar con anticipación para asegurarte de tener el tiempo que necesitas para completar tus proyectos lo mejor que puedas.
mantener el calendario
Por extraño que parezca, tengo tres calendarios diferentes:
- Un calendario digital (yo uso Google) para programaciones y recordatorios a largo plazo
- Un calendario físico de pizarra (el mío es un mes a la vez con espacio para notas) para realizar un seguimiento de la planificación de eventos a corto plazo y hacer ajustes rápidos
- Un libro planificador diario físico – ¡Diseñé uno de estos para que lo uses! – realizar un seguimiento de mi jornada laboral hora por hora y hacer mi lista de tareas pendientes para objetivos a muy corto plazo que puedo lograr en un día
Mantener mis calendarios así no solo me permite progresar a diario, sino también progresar en las metas a largo plazo que tengo para mí y para mi negocio. También significa que tengo despidos en el trabajo para mí; Con tantos calendarios, debo haber escrito todo en al menos uno de ellos.
Digamos que estoy trabajando en una novela (que lo soy), tengo cinco clientes con los que trabajo regularmente (lo que hago) y también tengo varios proyectos únicos para llevar a cabo (que generalmente tengo).
A medida que surge cada uno de estos proyectos, anoto las fechas importantes en mi calendario digital: qué día quiero que esté listo mi primer borrador, cuándo vencen las facturas y los plazos de los proyectos individuales.
Luego, el primer día del mes, creo mi calendario físico de pizarra con todas esas fechas importantes, además de las vacaciones, citas o eventos especiales. Usaré esto como referencia cuando programe reuniones para que no haya conflictos.
Finalmente, los lunes o domingos por la noche, hago tiempo para escribir un horario diario para la semana laboral (de lunes a viernes) en mi planificador diario, que incluye casillas de verificación para cada cliente que regresa y listas de tareas pendientes para mis proyectos únicos.
También me aseguro de programar tareas administrativas como el correo electrónico y las redes sociales en mi lista de tareas para poder mantenerme al día con todos los aspectos de mi productividad. Es bueno tener al menos algunas cosas que sé que puedo marcar fácilmente para motivarme a hacer el resto, y créanme, marcar físicamente te da una satisfacción motivadora.
planificar con anticipación
La razón principal por la que mi sistema de tres calendarios funciona para mí es porque me permite planificar con suficiente anticipación para administrar de manera efectiva mis plazos y saber en qué trabajar y cuándo. Estimo esto en función del tiempo que me lleva completar ciertos proyectos, y lo hago dividiendo mis proyectos en pasos.
Por ejemplo, si vence un artículo de 1500 palabras para un cliente, sé que los pasos para crearlo son los siguientes:
- Investiga y esboza la pieza.
- Diseña la pieza.
- Envía la pieza y factura al cliente.
- Hacer revisiones (si es necesario).
Sé que necesito al menos cuatro bloques de tiempo solo para este proyecto. Estos tiempos variarán; Dedico tal vez una hora a la investigación y el esquema, dos horas al borrador (lo que a menudo implica una investigación más detallada), 15 minutos a la presentación y facturación, y una hora a las revisiones.
Eso significa que este proyecto ocupará 4,25 horas de mi tiempo, que es una buena parte de mi jornada laboral si lo hago todo de una vez, pero si lo divido en dos o tres días, tendré mucho tiempo para trabajar. en él otras cosas para trabajar también. Tal vez estoy editando el trabajo de otro cliente entre borrador y borrador, o planificando contenido para mi blog entre envío y revisión. Todavía estoy progresando, pero estoy progresando en varias cosas a la vez, lo cual es especialmente importante cuando tienes que hacer malabarismos con muchos plazos.
Dividir su trabajo en partes manejables facilita el cumplimiento de los plazos, y mezclar y combinar esas partes para que se ajusten a su tiempo de trabajo disponible significa que maximiza su productividad mientras minimiza las distracciones y evita el agotamiento que conlleva trabajar en un proyecto horas extra acompañadas de un período más largo. de tiempo.
Seguimiento del tiempo de los contratos
En esta industria, uno de los métodos de facturación más populares es por hora (por palabra también es uno de los favoritos, pero esa es otra discusión). Eso significa que necesita una forma de realizar un seguimiento de las horas que trabaja para poder facturar a sus clientes con precisión. Puede hacerlo en una hoja de cálculo o en una aplicación de seguimiento de tiempo.
Hojas de horas
Cuando digo hojas de cálculo, incluyo hojas de cálculo físicas en cosas como planificadores de negocios y hojas de cálculo digitales que almacena en su computadora. Ambos son relativamente fáciles de configurar.
Una tabla de seguimiento de tiempo muy simple se parece a esto:
Si bien definitivamente puede realizar un seguimiento de todo su tiempo en el mismo lugar (como lo hago en el ejemplo anterior), le recomiendo realizar un seguimiento de cada cliente en una nueva hoja en el archivo o página de su planificador. Esto simplifica enormemente la tabulación del tiempo y evita que facture accidentalmente a un cliente por el tiempo trabajado en el proyecto de otro cliente.
También puede incluir otra información en su hoja; Por ejemplo, puede ayudarte a indicar tu tarifa para ese contrato en particular o la cantidad ganada durante ese tiempo. Al crear hojas individuales para cada cliente, puede personalizar sus métodos para cada contrato.
aplicaciones de seguimiento de tiempo
Si desea un seguimiento de tiempo más específico, puede optar por una aplicación de seguimiento de tiempo. Estos esencialmente hacen exactamente lo que dice en la lata: rastrean el tiempo que pasa trabajando en un proyecto específico. Sin embargo, las aplicaciones también suelen tener funciones adicionales, como la creación automática de horarios, el etiquetado de proyectos y los períodos de descanso integrados.
Aquí hay tres aplicaciones de seguimiento que recomiendo.
palanca
Toggl es una de las aplicaciones de seguimiento del tiempo para autónomos más populares debido a su plan gratuito y su aplicación de escritorio fácil de usar. Con el plan gratuito, puede realizar un seguimiento y ahorrar tiempo, etiquetar tareas, incorporar tiempo de descanso y trabajar sin conexión con la aplicación de escritorio. Si desea opciones adicionales, como informes y análisis, e integraciones con calendarios y otras aplicaciones comerciales.
foco de pomo
Pomofocus es una aplicación gratuita solo para navegador que te permite dividir tu tiempo usando el método Pomodoro: una sucesión de ráfagas cortas de concentración intensa, seguidas de pausas cortas, con una pausa larga cada cuatro períodos de enfoque. Puede personalizar completamente su tiempo, tema de color, notificaciones, así como etiquetar sus tareas y ver informes de su tiempo. Dicho esto, no hay una versión sin conexión, lo que puede ser un inconveniente.
Procesando
Si ya tiene una cuenta Freelancer con Upwork, puede descargar su aplicación de seguimiento de tiempo en su escritorio y usarla para los contratos por hora que acepta a través de su servicio. Esta aplicación le permite seleccionar el contrato con el que está trabajando y luego etiquetar la tarea en la que está trabajando. Luego realiza un seguimiento de su tiempo en incrementos de 10 minutos, tomando capturas de pantalla al final de cada paso para validar su tiempo. Este seguimiento se agrega automáticamente a la agenda de trabajo de su contrato y se factura automáticamente a su cliente al final de cada semana laboral. Sin embargo, no puede usar esta aplicación para contratos que no sean de Upwork, lo cual es frustrante.
Diploma
Hacer un seguimiento del tiempo es un aspecto increíblemente importante de la escritura independiente, pero es uno que toma a las personas con la guardia baja al principio. Ciertamente me tomó bastante tiempo descubrir qué funciona para mí.
Si puedo transmitir el conocimiento que tanto me costó ganar a otros freelancers, eso es aún mejor. Aprende a administrar tu tiempo y ganar dinero.
Oye, por cierto, si eres nuevo en el mundo freelance y no estás seguro de cómo mantener tus registros en orden, o incluso qué registros necesitas, deberías consultar los míos. Business planner de 3 meses para autónomos. Tiene todo lo que necesita para mantener su negocio en orden durante el trimestre, incluidas páginas de contactos comerciales, seguimiento de ingresos y gastos, listas de clientes y, por supuesto, herramientas de administración del tiempo en forma de páginas de registro por hora y páginas de planificación para cada mes. semana y jornada laboral.